Algemene ledenvergadering (ALV) in uw afdeling?

Iedere afdeling is statutair of reglementair verplicht om jaarlijks een Algemene Leden Vergadering (ALV) te houden. Bij veel afdelingen kon de geplande ALV dit voorjaar niet doorgaan. Omdat alle verenigingen in Nederland met dit probleem te maken hebben, is er een noodwet gemaakt die tot 1 september a.s. geldt (de regering kan besluiten deze termijn steeds met twee maanden te verlengen). De noodwet maakt het mogelijk om – onder voorwaarden – elektronisch een ALV te houden als de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering. Zo kunt u de ALV toch door laten gaan. Een elektronische vergadering houdt ofwel een telefonische vergadering (conference-call) in, ofwel een digitale vergadering (beeldbellen). Vanwege het grote aantal personen dat aan een ALV kan deelnemen is een telefonische ALV door middel van een conference-call vaak het meest haalbaar. Dan houdt u een groepsgesprek per telefoon. U dient zich dan wel te houden aan de genoemde voorwaarden in de noodwet.

Meer informatie  leest u hier: Noodwet uitstel ALV

Vergaderen via een conference-call (telefonisch vergaderen)

De eerste voorwaarde in de noodwet is dat de ALV via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is. In veel gevallen zal een telefonische ALV het meest haalbaar zijn. Telefonisch vergaderen of een conference-call is eigenlijk een groepsgesprek over de telefoon. Hierbij bellen de deelnemers zelf in voor deelname aan de vergadering. Vaak biedt de provider een (lokaal) inbelnummer waar de deelnemers zelf naartoe moeten bellen. En iedereen betaalt zijn eigen telefoonkosten. U kunt ook een variant kiezen waarbij u als afdeling de kosten draagt. Een conference-call is vrij gemakkelijk te regelen. Afhankelijk van de omvang van de ALV, zijn er bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden:

  • Voor een groep tot 40 personen biedt KPN gemakkelijke mogelijkheden voor een telefonische vergadering. Zie hiervoor www.vergadernummer.nl
  • Voor een groep tot 100 personen kunt u terecht bij Easy Conference. Zie hiervoor www.easyconference.nl
  • Voor grote groepen en hulp door een operator kunt u ook kiezen voor www.kpneventcall.nl/ec#/faciliteiten. Het is namelijk best lastig om het gesprek te leiden in een telefonische vergadering. Ook biedt deze optie nog andere faciliteiten zoals de mogelijkheid van ruggespraak tijdens de vergadering, het delen van documenten, etc. De deelnemers bellen hierbij allemaal in naar een bepaald nummer. De voorzitter moet via een ander, apart nummer inbellen. De operator die de hele vergadering aanwezig is, bepaalt wie het woord heeft en zet alle deelnemers op de luisterstand. Als alle deelnemers er zijn, komt de voorzitter aan het woord. In de vragenronde kunnen deelnemers een vraag stellen d.m.v.  *1 in te toetsen. Zij komen dan in de wachtrij te staan en kunnen de vraag stellen als zij aan de beurt zijn. De vragenronde kan meerdere keren ingelast worden. De kosten van zo’n “eventcall” zijn afhankelijk van het aantal deelnemers. Voor bijvoorbeeld 100 deelnemers betaalt u incl. operator en opnamemogelijkheid en excl. belkosten € 750,00. U bent natuurlijk in deze vorm geen kosten aan zaalhuur kwijt.

Voorbereiding ALV

Naast de technische voorbereiding is ook de inhoudelijke voorbereiding van de vergadering van belang. De noodwet geeft hiervoor de volgende voorwaarden aan:

  • de leden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping voor de vergadering zijn vermeld;
  • de hiervoor bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en deze vragen worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch middel toegankelijk gemaakt voor leden;
  • het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd (de voorzitter kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering);

De voorbereiding van een telefonische ALV vraagt extra tijd en aandacht. Zo is het belangrijk om leden tijdig te informeren over deze nieuwe manier van vergaderen en om vooraf voldoende tijd te nemen om informatie te delen, vragen te verzamelen en te beantwoorden. Geef leden tijd en mogelijkheden om op de vergaderstukken te reageren en vragen te stellen aan het bestuur, tot minimaal 72 uur vooraf aan de ALV. Het bestuur beantwoordt deze vragen zoveel mogelijk vooraf, maar uiterlijk tijdens de ALV. Alle vragen (en zo mogelijk de bijbehorende antwoorden) moeten worden gedeeld met de leden. Dit kan bijvoorbeeld door het op de website van de afdeling te plaatsen, of door het per mail of per post naar de leden te sturen.

Uitvoering ALV via conference-call

Het is altijd belangrijk om een duidelijke agenda te maken, maar dit geldt zeker voor een . telefonische vergadering. Omdat niemand elkaar ziet en het risico bestaat dat mensen tegelijk gaan praten is een strakke gespreksleiding extra van belang. Zo is het raadzaam strak de agenda aan te houden met bijbehorende vragen en antwoorden en geen zijpaden te bewandelen. Indien er gestemd moet worden op de ALV, kunt u nagaan of de stemming (deels) vooraf kan worden gedaan; misschien kan het per E-mail of schriftelijk, mits het natuurlijk heel helder is waarover kan worden gestemd. In ieder geval moeten dan alle stemmen worden bewaard en overzichtelijk gepresenteerd als totaal (bijvoorbeeld in een Excel-bestand).

Als tijdens een ALV blijkt dat bij een bepaald onderwerp veel discussie ontstaat, is het te overwegen of het mogelijk is om het betreffende punt op een ander moment te bespreken. Uiteraard komt er, zoals gebruikelijk, een verslag beschikbaar van de ALV. Bij een telefonische ALV kan het nodig zijn om extra aandacht te hebben voor vragen die er nog bij leden leven door dit bij hen na te gaan en contact op te nemen om zaken te verduidelijken.

Ook al is het misschien lastig en ingewikkeld, het is wel belangrijk om ook via een ALV contact te onderhouden met de leden van de afdeling.

Succes gewenst!