Elektronisch vergaderen in coronatijd

Wilt u als afdelingsbestuur, commissie of werkgroep niet fysiek samen komen, maar toch met elkaar overleggen? De gemakkelijkste manier is het telefonisch vergaderen via een conference-call. Maar leuker is het als u elkaar kunt zien tijdens het overleg door te ‘beeldbellen’. Voorwaarde is dat de deelnemers dan beschikken over een computer, laptop, tablet of smarttelefoon met camera en geluid. Het verenigingsbureau kan u ondersteunen zodat u gebruik kunt maken van de faciliteiten van KBO-PCOB voor MS Teams, een vorm van beeldbellen. We lichten ook een aantal andere mogelijkheden toe.

MS Teams voor afdelingen

Het verenigingsbureau kan u faciliteren om veilig gebruik te maken van MS Teams. Wij hebben een account voor afdelingen, waarmee voor u als afdelingsbestuur of werkgroep een afspraak gemaakt kan worden.

Hoe gaat dit in zijn werk? U mailt de ledenservice via info@kbo-pcob.nl een week vóór de gewenste datum voor een vergadering. In de mail geeft u aan:

  • de vergaderdatum
  • het tijdvak waarbinnen u wilt vergaderen
  • de mailadressen van de deelnemers aan de vergadering.

Het verenigingsbureau plant dan een overleg voor u in via MS Teams. Alle deelnemers ontvangen een mail met een link die u gebruikt om naar MS Teams te gaan.

Het maximaal aantal deelnemers in een MS Teams-vergadering is 250. Maar u ziet vier tot negen mensen ook echt in beeld verschijnen, afhankelijk van de instellingen op uw scherm. Als er meer mensen deelnemen aan de vergadering, ziet u degene die praat altijd in beeld komen.

Skype

Een andere veilige mogelijkheid is het gebruik van Skype. Met de functie voor spraak- en videogesprekken kunt u gemakkelijk vergaderen. Het is ontworpen voor zowel één-op-één-gesprekken als voor groepsgesprekken. U kunt Skype gratis gebruiken om zowel berichten te verzenden als audio- en videogesprekken te voeren met maximaal 50 personen tegelijk. Skype is te downloaden via www.skype.com. Er zijn verschillende handleidingen voor het gebruik van Skype. Eén ervan vindt u hier: https://www.seniorweb.nl/artikel/skype-gebruiken.

 

Telefonisch vergaderen in kleine groep

U kunt ook kiezen voor een conference-call waarbij iedere deelnemer telefonisch inbelt naar één telefoonnummer dat voor de vergaderingstijd is gereserveerd. Via www.vergadernummer.nl van KPN kunt u een dergelijke telefonische vergadering tot 40 personen gemakkelijk regelen.

Via de website vraagt u een vergadernummer (telefoonnummer) aan. U krijgt een persoonlijk telefoonnummer. Dit telefoonnummer deelt u met de deelnemers aan het overleg. Zij bellen zelf naar dit telefoonnummer en vervolgens kunt u telefonisch vergaderen.

Dit persoonlijke vergadernummer kunt u meerdere keren gebruiken. Bijvoorbeeld voor maandelijkse bestuursvergaderingen. Gebruikt u dit nummer 6 maanden niet, dan vervalt dit nummer. Deelnemers aan de telefonische vergadering betalen allemaal zelf de belkosten. De tarieven zijn € 0.0826 (excl. BTW) per minuut, met een starttarief van € 0,0375 (excl. BTW) en de kosten voor het gebruik van de mobiele telefonie. Tot eind juni 2020 wordt er een sterk gereduceerd tarief van € 0,016 cent per minuut (excl. BTW) gehanteerd.